Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta pelayanan lain yang dikelola oleh Instalasi Rekam Medis sebagai bahan untuk menyajikan data statistik Rumah Sakit.

Pengelolaan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Khusus Bedah Halimun (RSKB Halimun) bertujuan untuk tertib administrasi dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien dan keluarganya. Agar tujuan ini tercapai, petugas rekam medis bekerjasama dengan bagian IT mengembangkan sistem (seperti SIMRS) untuk memudahkan proses pengumpulan, penyimpanan dan menjamin keamanan data. Selanjutnya, dokumen rekam medis ini hanya bisa di akses oleh petugas yang memiliki wewenang.

Rak penyimpanan dokumen Rekam Medis di RSKB Halimun menggunakan rak geser (Roll O’Pack)  tahan api. Sistem Penomorannya menggunakan Unit Numbering System, yaitu sistem pemberian nomor dengan memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien baru yang akan dipakai pada kunjungan berikutnya.

Sedangkan sistem penyimpanannya, menggunakan sistem sentralisasi dan penjajaran. Sistem sentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat. Kemudian, sistem penjajarannya, menggunakan penomoran langsung (Straight Numerical Filing System), yakni penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai urutan nomornya.

Pemberian nomor pada map rekam medis di RSKB Halimun menggunakan kode warna yang dimulai dari warna kuning untuk nomor 0 hingga warna hitam untuk nomor 9. Pemakaian kodewarna ini untuk mempermudah mencari dokumen rekam medis yang salah simpan sekaligus untuk mencegah kekeliruan penyimpanan.

Berdasarkan Surat Edaran Dirjen YanMed No. HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Maka, batas akhir penyimpanan dokumen rekam medis aktif pasien ortopedi rawat jalan dan rawat inap adalah 10 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah itu dilakukan retensi rekam medis, yaitu proses pemindahan rekam medis dari rak aktif ke rak in aktif untuk disimpan selama 2 tahun. Setelah 2 tahun in aktif, dokumen akan dimusnahkan sesuai peraturan yang berlaku.