REKAM MEDIS

REKAM MEDIS adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta pelayanan lain yang dikelola oleh Instalasi Rekam Medis sebagai bahan untuk menyajikan data statistik Rumah Sakit.

Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun dikelola secara modern dan profesional. Petugas yang melayani instalasi ini terdiri dari staf yang berpendidikan Rekam Medis, berpengalaman dan dibawah sumpah Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia (FORMIKI).

Seiring perkembangan Teknologi Informasi, Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun bekerjasama dengan Unit IT, mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Sistem ini bertujuan memudahkan proses pengumpulan, penyimpanan dan menjamin keamanan data dengan baik. Dokumen rekam medis ini hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang.

Sejak 2023, secara bertahap Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun mulai menerapkan sistem Rekam Medis Elektronik (E-RM) dengan memanfaatkan aplikasi Khanza. Diharapkan, dalam waktu dekat, semua jenis layanan pada Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun 100% menggunakan sistem E-RM ini.

Karena itu, Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun masih menerapkan juga sistem manual berdampingan dengan E-RM. Sebagian penyimpanan dokumen Rekam Medis masih menggunakan sistem berbasis kertas dalam bentuk Sistem Sentralisasi dan Penjajaran.

Sistem sentralisasi adalah penyimpanan berkas Rekam Medis dalam satu kesatuan, mulai dari catatan kunjungan poliklinik hingga catatan selama pasien dirawat. Sedangkan sistem penjajarannya, menggunakan penomoran langsung (Straight Numerical Filing System), yakni penyimpanan Rekam Medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai urutan nomornya. Rak penyimpan ini menggunakan Rak Geser (Roll O’Pack) tahan api.

Kemudian, sistem penomorannya menggunakan Unit Numbering System. Yaitu, sistem pemberian nomor dengan memberikan satu nomor Rekam Medis kepada pasien baru yang akan dipakai pada kunjungan berikutnya.

Masih pada sistem Rekam Medis manual, pemberian nomor pada map Rekam Medis pasien menggunakan kode warna, yaitu dimulai dari warna kuning untuk nomor 0 hingga warna hitam untuk nomor 9. Pemakaian kode warna ini untuk mempermudah mencari dokumen Rekam Medis pasien yang salah simpan sekaligus untuk mencegah kekeliruan penyimpanan.

Berapa lama dokumen Rekam Medis pasien disimpan pada Instalasi Rekam Medis RS. Khusus Bedah Halimun? Berdasarkan Surat Edaran Dirjen YanMed No. HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Maka, batas akhir penyimpanan dokumen Rekam Medis aktif pasien Ortopedi rawat jalan dan rawat inap adalah 10 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat.

Setelah itu, dilakukan retensi Rekam Medis, yaitu proses pemindahan Rekam Medis dari rak aktif ke rak in aktif untuk disimpan selama 2 tahun. Setelah 2 tahun in aktif, dokumen akan dimusnahkan sesuai peraturan yang berlaku.